Facturation électronique obligatoire en 2026: conseils pratiques pour les experts-comptables et conseillers fiscaux

La facturation électronique va franchir un nouveau cap : à compter du 1er janvier 2026, la quasi-totalité des transactions B2B entre assujettis TVA belges devront être émises au format électronique structuré via Peppol. Cette transformation n’est pas simplement un enjeu technique ; c’est aussi une opportunité pour les experts-comptables et conseillers fiscaux d’accompagner leurs clients vers une meilleure gestion et un contrôle renforcé des flux financiers.

1. Les fondamentaux de la facturation électronique

Le cadre actuel

Depuis 2013, la facturation électronique est autorisée sous n’importe quel format (p. ex. PDF envoyé par e-mail), à condition que :

• Le client accepte ce mode de facturation.
• L’authenticité, l’intégrité et la lisibilité des factures soient garanties jusqu’à la fin de la période de conservation.

L’évolution au 1er janvier 2026

La nouveauté réside dans l’obligation d’émettre des factures électroniques structurées pour la plupart des opérations entre assujettis TVA belges (B2B). Concrètement, l’échange passera par le réseau Peppol, qui garantit un transfert sécurisé et automatisé, grâce à un identifiant unique pour chaque partie prenante.

2. Champ d’application et exceptions

Transactions concernées (B2B)

Les ventes de biens et prestations de services effectuées entre deux entreprises assujetties à la TVA en Belgique sont visées. Par défaut, l’envoi de factures structurées est obligatoire, sauf exceptions légales.

Exceptions pour l’émission de factures

• Transactions B2C : Les ventes à des particuliers ne sont pas concernées.
• Assujettis faillis : Dispensés d’émettre des factures électroniques structurées.
• Entreprises n’effectuant que des opérations exemptées (article 44 CTVA) : Exonérées de l’obligation d’émettre ou de recevoir des factures structurées pour ces opérations.
• Assujettis non établis en Belgique (sans établissement stable) : Pas de contrainte légale de facturer électroniquement via Peppol.
• Assujettis forfaitaires : Régime maintenu au plus tard jusqu’au 1er janvier 2028.

Factures entrantes

Les entreprises relevant uniquement de l’article 44 CTVA ne sont pas obligées de pouvoir recevoir des factures structurées.

Facturation volontaire

Les entreprises restent libres d’utiliser la facturation électronique structurée, même lorsqu’elle n’est pas exigée (p. ex. pour des opérations extracommunautaires ou B2C). Cependant, en l’absence d’obligation légale, le client peut refuser ce mode de facturation.

3. Rôle et opportunités pour les experts-comptables et conseillers fiscaux

Anticipation et mise en conformité

• Identification des transactions : Aider les clients à cartographier leurs flux B2B, B2C et leurs éventuelles exemptions (article 44, clients étrangers, etc.).
• Vérification des solutions logicielles : S’assurer que les outils de facturation et de comptabilité sont compatibles avec Peppol et les formats structurés reconnus.
• Paramétrage des process internes : Définir les procédures pour créer, envoyer et archiver les factures au format structuré, avec un souci de traçabilité.

Optimisation de la gestion administrative

• Digitalisation du circuit des factures : La facturation électronique structurée offre un gain de temps, une réduction des coûts de traitement et un suivi plus efficace.
• Automatisation des contrôles : L’intégrité et l’authenticité des factures sont garanties par le dispositif technique, limitant les risques d’erreurs et de fraude.
• Centralisation des données : Les flux financiers sont mieux structurés, ce qui facilite les analyses de rentabilité, la gestion de trésorerie et la préparation des déclarations TVA.

Accompagnement stratégique

• Sensibilisation au changement : Informer les clients sur l’impact et les bénéfices à moyen terme (ex. rapidité, transparence, réduction des litiges).
• Formation du personnel : Proposer un accompagnement pour que les équipes maîtrisent les nouveaux outils et procédures (Peppol, formats UBL…).
• Adaptation à la future modernisation du contrôle fiscal : L’administration fiscale souhaite mettre en place des systèmes de reporting électronique pour renforcer le suivi des obligations TVA et limiter la fraude. Les entreprises prêtes pour l’e-facturation seront avantagées.

4. Cas pratiques : ce qui peut interroger vos clients

Client étranger

Actuellement, si l’une des parties est établie hors Belgique, l’obligation ne s’applique pas. L’accord du destinataire reste nécessaire. Toutefois, dès 2030, il est prévu d’étendre l’obligation à l’échelle européenne.

Nombre limité de factures B2B

Même une entreprise qui n’émet qu’un petit volume de factures B2B doit se conformer aux règles, sous peine de sanctions. Il n’existe pas de seuil minimal prévu par la loi.

Factures de sponsoring pour une ASBL

Dès lors qu’il s’agit d’une opération taxable dans un contexte B2B, l’ASBL doit respecter l’obligation de facturation électronique structurée.

Clients particuliers

Les transactions B2C ne sont pas concernées. L’entrepreneur peut toutefois opter, sur base volontaire, pour une facturation électronique.

5. Pourquoi un tel système ?

• Réduction de la fraude : Les factures structurées ne peuvent être modifiées, limitant les fausses factures ou les manipulations post-émission.
• Efficacité et rapidité : Les factures circulent via un réseau unique, automatisé et sécurisé (Peppol).
• Préfiguration de futurs mécanismes de contrôle : Cette étape pave la voie à la modernisation des déclarations TVA et à un suivi temps réel des transactions par l’administration fiscale.
• Élargissement potentiel : Les autorités misent sur une généralisation progressive, notamment au niveau de l’UE, pour uniformiser et simplifier la lutte contre la fraude et le « gap TVA ».

6. Sanctions en cas de non-conformité

Comme pour toute infraction liée à la TVA, un manquement aux règles de facturation électronique peut entraîner des amendes calculées par facture, avec un plafond de 5 000 € par dossier.

7. Recommandations pratiques pour les cabinets

1. Audit préalable des clients : Repérer ceux qui seront concernés dès 2026, déterminer leur volume de factures B2B, vérifier leurs solutions technologiques.
2. Mise à jour des logiciels : Nouer des partenariats avec des éditeurs de solutions Peppol, tester la compatibilité avec le logiciel comptable du cabinet.
3. Communication proactive : Informer régulièrement les clients de l’échéance et des démarches à entreprendre.
4. Formation continue : Sensibiliser les équipes de votre cabinet pour qu’elles maîtrisent les nouveaux formats, les procédures de contrôle et les spécificités techniques.
5. Plan de migration progressif : Ne pas attendre 2026 ; instaurer dès à présent une solution pilote (migrer progressivement certains clients ou certains flux).

Conclusion

Le passage à la facturation électronique structurée représente un tournant majeur pour l’écosystème B2B belge, avec des conséquences notables sur la gestion administrative et les contrôles fiscaux. En tant qu’expert-comptable ou conseiller fiscal, vous avez un rôle stratégique à jouer : informer, conseiller et accompagner vos clients dans l’adaptation de leurs outils et de leurs processus.

La nouvelle obligation, prévue pour le 1er janvier 2026, est aussi une opportunité de moderniser la comptabilité de vos clients, d’améliorer leurs processus internes et de consolider votre position de partenaire privilégié pour la conformité et l’optimisation fiscale. La clé du succès réside dans une préparation anticipée, combinée à un accompagnement technique et stratégique.